EDV-Lösungen für Kleinunternehmen: onPrem vs. Cloud

Ohne EDV geht heute in fast keiner Branche mehr etwas. Je nachdem, welche Branchen-Softwarelösungen im Einsatz sind, braucht es auch einen entsprechenden Server vor Ort. Natürlich ist in der heutigen Zeit eine Auslagerung in die Cloud einzelner oder aller Software & Server-Dienste eine potenzielle Option. Dies ist aber leider noch nicht bei allen Branchensoftware-Anbietern möglich. Zum Beispiel dann, wenn der entsprechende Hersteller, resp. Entwickler einen Vor-Ort-Server zwingend vorschreibt. Aber die Cloud kann auch zur Kostenfrage werden, da nicht alle verfügbaren Microsoft 365-Dienste kostengünstig sind.

Daher möchte ich nachfolgend eine kleine Übersicht drüber geben, was möglich ist. Grundsätzlich werde ich somit nur auf jene Situation eingehen, bei welcher für eine Software-Lösung noch ein eigener Server vor Ort (on Prem) oder in der Cloud (z.Bsp. Microsoft Azure) benötigt wird.

Wenn eine Firma keine Branchenlösung mit Applikationsserver im Einsatz hat oder solche Dienste direkt via Hersteller-Hosting und deren Webportal benutzt, kann problemlos nur mit PC und/oder Notebooks gearbeitet werden.

1. Server-Infrastruktur vor Ort (on Prem)

Natürlich ist eine Vorort-Installation der Server-Infrastruktur nach wie vor eine sehr gute, unkomplizierte und stabile Lösung. Auch stehen die Kosten langfristig in einem guten Preis- / Leistungsverhältnis.

Die Thematik ist aber – egal wie viele Mitarbeiter eine Firma hat – gewisse Grundkosten für einen Server vor Ort entstehen auf jeden Fall. So braucht es teure Server-Hardware vor Ort und der Installationsaufwand ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Zudem benötigt eine physische Server-Infrastruktur entsprechend Strom und bedingte Wartungsverträge für den reibungslosen Betrieb sind zum Teil nötig oder äusserst sinnvoll. Diese Grundkosten verteilen sich jedoch auf die Anzahl der Benutzer. Bei einem Betrieb von 10 und mehr Personen somit spürbar besser als bei einem Betrieb von nur bis zu 3 Personen.

2. Microsoft 365-Cloud-Dienste (Datenablage, Maildienste, Applikationsserver usw.)

Auf der Microsoft Azure Plattform oder via Microsoft 365 ist es möglich, komplette virtuelle Server in der Cloud zu betreiben. Natürlich auch die Datenablage (Netzlaufwerke) und die Maildienste via Microsoft Exchange Online.

Von der Funktion her ist dies ähnlich wie bei einer Windows-Server-Infrastruktur vor Ort. Jedoch unterstützen viele Branchenlösungsanbieter diese Art des Betriebes nicht. Zudem sind die monatlichen Kosten (je nach genutzter Dienste) höher als bei der on Prem Lösung, was auf Dauer ziemlich ins Geld gehen kann. Weiter stellt sich auch die Frage, ob man alles in der Cloud betreiben will, resp. darf.

3. Vergleich Full Cloud oder klassische Server-Infrastruktur bei Kleinfirmen

Maildienste
Früher war es oftmals so, dass man als Firma einen eigenen Exchange-Server hatte (für Mails / Kalender / Kontakte usw.). Oder man nutzte Services von einem IT-Dienstleister, der die Exchange-Dienste als separates Hosting anbot. Heutzutage ist es aus Kosten- und Wartungsgründen jedoch nur noch bei sehr grossen Firmen sinnvoll einen eigenen Exchange Server vor Ort zu betreiben. Für alle anderen bietet sich der sehr gute und stabile Exchange Online Dienst (Microsoft 365 Cloud) als Alternative an. Dieser ist auch sehr preiswert.

Datenablage
Wer die Daten nicht in der Cloud will, kann mit einem NAS (Kurzform für Network Attached Storage) arbeiten. Dies ist ein «kleiner Kasten» von etwa 10 x 15 x 15cm, welcher direkt im Netzwerk vor Ort installiert wird. Darauf werden die Daten (Word- & Excel-Dokumente, Bilder, PDF usw.) wie bei einem richtigen Server über die übliche Netzlaufwerk-Verbindung gespeichert. Dieses System ist kostengünstig und zuverlässig, hat keine laufenden Abo-Kosten und einen äussert kleinen Stromverbrauch. Ausserdem ist auch ein Zugriff auf die Daten von extern (wie in der Cloud) möglich, jedoch nicht ganz so komfortabel wie mit dem OneDrive, resp. Sharepoint von Microsoft.

Bildquelle: https://www.synology.com/de-de/products/DS223

Betrieb von Brachen-Lösungen
Wie in der Einleitung geschrieben, ist vielmals der Einsatz einer Branchenlösung (ERP, Buchhaltung usw.) der springende Punkt, um auf einen Windows-Server vor Ort zu verzichten. Als Alternative zu einem vollwertigen Server vor Ort bzw. Cloud-Server bietet sich auch hier ein NAS an. Darauf kann man ebenfalls einen Windows-Server installieren. Auf dem Windows Server werden dann die Branchenlösungen installiert. Dasselbe NAS kann dann natürlich gleichzeitig noch wie oben schon beschrieben für die Datenablage und Datensicherungsaufgaben genutzt werden.

Hierbei ist jedoch noch anzumerken, dass sich nicht jede Branchenlösung so installieren lässt, falls diese über einen zu hohen Leistungsbedarf verfügt. Oder wenn mehrere Branchenlösungen parallel im Einsatz stehen. Damit wäre die Leistungskapazitäts-Grenze eines NAS klar überstiegen.

4. Welches System kommt für mich/uns in Frage?

Diese Frage lässt sich grundsätzlich nicht pauschal beantworten, da viele verschiedene Faktoren in den Anforderungskatalog miteinfliessen. Daher kommen hier wir von der Turnkey ins Spiel. Mit unserer langjährigen Erfahrung auf allen beschriebenen Systemen können wir für jede Anforderung oder gewünschte Umgebung einen guten Vorschlag machen, der am besten zu den persönlichen Vorlieben, den finanziellen Möglichkeiten sowie der gewünschten Arbeitsweise passt. Denn jeder Betrieb ist anders und hat andere Anforderungen.

4. Fazit

Ob nun alles auf einem Server oder NAS-Speicher vor Ort betrieben wird oder alles in der Cloud genutzt wird, wir können auf jeden Fall ein passendes Angebot ausarbeiten. Dabei ist es auch möglich, verschiedene Dienste in Mischformen zu kombinieren.