Wer in Word-Dokumenten oft mit Tabellen arbeitet, tut sich gut damit, nebst den bereits vorgestellten Text-Vorlagen, auch die Tabellen-Vorlagen nach den eigenen Wünschen, resp. CI-Vorgaben der Firma zu erstellen.
Denn das Arbeiten mit Vorlagen erleichtert nicht nur den täglichen Umgang mit Tabellen, sondern eignet sich auch hervorragend, um das gewünschte Design in unternehmensweiten Wordvorlagen als Standard für sämtliche User zu setzen (durch das Vorbereiten der Tabellen-Vorlagen in *.dotx-Dokumenten).
Um die gewünschten Tabellen-Vorlagen zu erstellen, können entweder die bestehenden Vorlagen nach eigenen Wünschen angepasst oder von Grund auf neue Formatvorlagen erstellt werden. Im nachfolgenden Artikel stellen wir die beiden Varianten vor und zeigen auf, wie diese ganz simpel auf gewünschte Tabellen angewendet werden können.
2. Tabelle einfügen
Um eine bereits bestehende Vorlage von Word anzupassen oder ein eigenes Vorlagen-Format definieren zu können, muss zuerst eine simple Tabelle mit der gewünschten Anzahl Zeilen und Spalten im Dokument eingefügt und durch Klick in eine der Zellen aktiviert werden, damit die Punkte «Tabellenentwurf» und «Tabellenlayout» überhaupt erst im Menü erscheinen.
2.1 Standard-Tabelle einfügen
Unter dem Menüpunkt «Einfügen» kann auf einfache Weise eine Tabelle erstellt werden, indem die gewünschte Anzahl an Zeilen und Spalten in der visuell vorbereiteten Auswahl mit der Maus ausgewählt wird. Sobald der Mausklick erfolgt ist, wird die Tabelle im Word-Dokument eingefügt.
2.2 Excel-Tabelle einfügen
Wer im Word gerne eine Tabelle integrieren möchte, die wie im Excel selber rechnen kann, kann dies über den Befehl «Excel-Kalkulationstabelle», wie im PrintScreen oben zu sehen ist, integrieren. Hierbei zu beachten gilt jedoch, dass auf diese Art von Tabellen die Word Formatvorlagen nicht angewendet werden können, da die Tabelle im Hintergrund tatsächlich auf die Applikation von Excel zugreift und somit nicht über Word gesteuert wird.
2.3 Schnelltabelle einfügen
Wer es pragmatisch mag, hat überdies die Möglichkeit, eine der von Word vorbereiteten «Schnelltabellen» einzufügen und anschliessend dieser Tabelle das gewünschte Design zu verpassen:
3. Bestehende Formatvorlagen anpassen
Um einer Tabelle das gewünschte Design zu verpassen, muss zuerst eine der vordefinierten Formatvorlagen ausgewählt werden. Durch einen Mausklick auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten neben der Vorschau der Tabellenformatvorlagen, kann die erweiterte Palette an vordefinierten Tabellen-Designs geöffnet werden.
Sämtliche Tabellen-Vorlagen, die nicht benötigt oder erwünscht sind, können einfach mit der Funktion «Löschen» aus dem Formatvorlagen-Katalog entfernt werden.
Jene die angepasst werden soll, kann mittels «Tabellenformatvorlage ändern..» nach Belieben angepasst werden, indem folgendes Fenster zur Bearbeitung geöffnet wird:
In diesem Menü können sowohl Schriftarten, Zellen-Farben, Rahmen-Arten & Farben sowie weitere Absatzformate definiert werden.
Zu beachten gilt jedoch, dass die Formatierung auf einzelne Zeilen, Spalten oder über die gesamte Tabelle gemacht werden kann / muss (siehe gelb markierter Teil), damit zum Beispiel die «Kopfzeile» als «fett» dargestellt wird, während die restlichen Zeilen im Standard dargestellt werden.
Nachdem sämtliche Änderungen nach Wunsch vorgenommen wurden, kann das Bearbeitungsfenster mit «OK» bestätigt und geschlossen werden. Die angepasste Formatierung wird unmittelbar in der Auswahl der Tabellenformatvorlagen neu dargestellt.
Wer die Tabellenformatierung als firmenübergreifende oder als generellen Standard setzen möchte, kann vor dem Bestätigen mit OK die Auswahl auf «Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente» aktivieren, damit der Standard für alle Folge-Dokumente übernommen wird.
Damit das neue Design aber tatsächlich als Standard gesetzt wird, muss noch kurz mit der rechten Maustaste auf die neu gestaltete Formatierung die Auswahl «als Standard festlegen» ausgewählt werden:
4. Neue Vorlagen erstellen
Wer lieber von Grund auf seine eigene Tabelle erstellen möchte, kann dies mit der Auswahl «Neue Tabellenformatvorlage» umsetzen. Die Formatierung und Bereitstellung des Tabellen-Designs erfolgt über dasselbe Bearbeitungsfester, wie beim Ändern einer bestehenden Vorlage.
Der Vorteil von selbst erstellten Tabellen-Designs ist jedoch, dass die im ausgeklappten Tabellen-Layout Auswahlfenster immer an oberster Stelle unter der Rubrik «Benutzerdefiniert» erscheinen und so schneller gefunden werden. Ausserdem können diese ebenfalls als Standard gesetzt werden:
5. Ändern von Farbskalen in Word-Layouts
Wer grundlegend andere Farbskalen für visuelle Elemente im Word wünscht, welche übrigens Objekt-übergreifend einheitlich sind (wie etwa für Tabellen, Text-WordArts, Objekte etc.) kann die Standard-Farbskalen von Word ändern oder gar selber neue Akzente bestimmen.
Unter dem Menüpunkt «Entwurf» ist im Abschnitt «Dokumentformatierungen» ein Dropdown mit der Aufschrift «Farben» zu finden. Dort kann aus einer breiten Palette von vordefinierten Farbskalen ausgewählt werden oder mittels «Farben anpassen..» eine eigene Palette an Wunsch-Farbakzenten erstellt werden:
6. Anzeigen Gitternetzlinien von Tabellen
Wer gerne in einem Word-Dokument mit Tabellen arbeitet, welche für den finalen Leser nicht als solche erkennbar sein sollen, hat die Möglichkeit, diese komplett ohne eingefärbte Rahmen darzustellen:
Um die Tabelle für die einfachere Bearbeitung aber trotzdem sichtbar zu machen, können über das Menü Tabellenlayout die Gitternetzlinien angezeigt werden. Die Tabelle wird dadurch mit feinen, gestrichelten Linien im Word angezeigt. Durch das Ausschalten der Gitternetzlinien verschwindet dann die Tabelle optisch komplett wieder im Dokument:
7. Tipp
Die Erstellung von Formatvorlagen funktioniert im Word übrigens auch für Text-Formate. Mehr Infos dazu gibt’s in meinem separaten Blogbeitrag unter: https://www.turnkey.ch/word-formatvorlagen/
Quelle: TurnKey Services AG